Starten met het handboek
Voordat u aan de slag gaat met het opstellen van een handboek is het van belang om eerst te bepalen welke vorm deze zal krijgen. Hierin bent u volledig vrij om deze in te richten zoals u deze zelf wilt.
Wat we vaak zien is dat organisaties ervoor kiezen om de structuur van de gekozen norm te volgen. U kunt er ook voor kiezen om de norm in te passen in de processen en procedures die u al heeft door deze uit te breiden met de gestelde normeisen. Of door voor elke hoofdonderdeel van de norm een mini-handboek te schrijven.
Kortom – er is keuze alom in hoe u dit aan wilt pakken. Het belangrijkste is dat het handboek zoveel mogelijk aansluit op hoe uw organisatie werkt, en de bedrijfscultuur die daarbinnen geldt.
Wat zit er in een handboek?
Een vast onderdeel van de ‘compliance’ (het voldoen) aan ISO- en NEN-normeringen is dat u gedocumenteerde informatie moet bijhouden van zaken als beleid, processen en procedures.
Wanneer deze onderwerpen gebundeld worden, resulteert dit doorgaans in een (of meer) handboek(en). Hierin zullen uiteindelijk verschillende zaken in naar voren dienen te komen, waaronder:
- Informatie over de structuur van uw organisatie en waar uw organisatie voor staat.
- Welke visie en doelen de organisatie heeft
- De strategie die ze volgt om dat te bereiken.
- Hoe de gekozen strategie in het beleid en het gekozen normenkader past.
- Wat voor procedures en processen er gehanteerd worden m.b.t. het normenkader.
Vrijheid
Door de vrijheid die u zelf heeft om de structuur van het handboek te bepalen en deze ook daarnaar vorm te geven, kunt u als organisatie meerdere kanten op. Deze vrijheid zorgt er echter ook voor dat organisaties vaak niet weten waar zij het beste kunnen beginnen.
Met als resultaat een boekwerk dat vooral op management- en directieniveau leeft en helaas minder aansluit op de collega’s lager in de organisatie.
Een papieren tijger
Als organisatie loop je dus het risico dat je een papieren tijger creëert. Het handboek verdwijnt in een kast en wordt na een jaar onder het stof vandaan gehaald voor de periodieke controle. Deze is dan waarschijnlijk gedateerd en alles behalve levend binnen uw organisatie. Met als gevolg dat er veel tijd nodig is om het weer op orde te brengen voor de her-audit. Dat maakt het proces er niet leuker op!
Wanneer is een handboek ‘voldoende’?
Naast het beschrijven van beleid, strategie, procedures en processen moet u ook aantoonbaar maken hoe de organisatie ervoor zorgt dat deze gevolgd worden. Ofwel, hoe laat u zien dat het managementsysteem werkt, en dat u continu verbeterd (Plan-Do-Check-Act)?
Vaak gaat dit gepaard met het opstellen van registraties: planningen, korte verslagen van de resultaten van uitgevoerde taken, informatie over hoe eventuele incidenten zijn opgevangen, rapporten van audits en beoordelingen, resultaten van behaalde doelen, enzovoorts. Wanneer dit element aanwezig is, is het handboek ‘voldoende’.
Tegelijkertijd kan dit er ook voor zorgen dat er veel versplintering is van het handboek, waardoor zaken minder makkelijk te vinden zijn en er verschillende registraties ontstaan die bij moeten worden gehouden.
Dat kan anders en makkelijker!
Software maakt het leven makkelijker
In plaats van allemaal losse documenten, of een groot onoverzichtelijk document, kan het makkelijker. Door gebruik te maken van software die de belangrijkste processen en documentatie op een slimme manier bundelt. Hierdoor kunnen de verplichte normen terugkomen bij de relevante processen, zodat ze aansluiten bij de werkwijze van uw organisatie. Geen losse stapel papieren documenten, maar relevante informatie die aansluit bij uw processen. Planningen, registraties en rapporteren zijn hierbij ook op dezelfde plek te vinden.
Handboek in SmartManSys
Om u een voorbeeld te geven hoe dat eruit kan zien nemen we ons eigen pakket SmartManSys.
SmartManSys heeft een vaste structuur voor het handboek. Dat geeft u een basis en handvat waarop u kunt voortbouwen.
Deze structuur bestaat uit vier hoofdstukken:
- Besturen (Geeft informatie over de strategie en het beleid)
- Primaire processen (Beschrijft de centrale processen en procedures van uw organisatie)
- Ondersteunende processen (Beschrijft overige processen zoals Human Resource)
- Integraal Managementsysteem beheerprocessen (Geeft informatie over hoe het managementsysteem wordt beheerd)
Uw processen staan centraal
Niet de (inter)nationaal erkende norm maar uw eigen processen staan hierbij centraal. Door slimme koppelingen naar de norm zorgt de software ervoor dat de normeisen automatisch meegenomen worden in de handboek paragrafen.
Sjablonen en templates
Bij het inrichten van het handboek voor uw organisatie neemt de software de KAM-coördinator of Security Officer bij de hand. Zo worden onder meer standaard teksten en sjablonen geboden die naar wens kunnen worden aangepast. En komt er later een nieuwe norm bij? Dan kan dit door middel van een module worden toegevoegd, zonder dat het bestaande handboek daaronder lijdt.
Dat is integraal werken!
Plan Do Check Act
De software zorgt ervoor dat het online managementhandboek altijd actueel is. Dat gebeurt door de mogelijkheden om taken voor periodieke reviews te maken en die te koppelen aan de persoon die binnen de organisatie verantwoordelijk is voor dat onderdeel. De betreffende persoon krijgt deze taak automatisch in zijn mailbox.
Hij of zij kan lezen wat er moet gebeuren en zijn bevindingen in het systeem verwerken. De afgeronde taak komt bij de verantwoordelijke voor het managementsysteem terecht en daarmee is de PDCA cirkel weer rond.
De auditor een handje helpen
Ook externe personen, zoals een auditor, kunnen toegang krijgen tot de inhoud van het handboek. Zo kan de organisatie samen met de externe auditor direct zien welke maatregelen zijn getroffen om te voldoen aan de normen. Die papieren stapel is daarmee dus ook niet meer nodig en bedrijfskritische informatie hoeft niet meer buiten de organisatie te worden gedeeld.
Kortom, het handboek is het hart van uw managementsysteem. De basis waar alles aan vast hangt. Met – zoals aangegeven – best wat administratief werk en periodiek onderhoud.
Maak de implementatie en het onderhoud van uw managementsysteem een stuk eenvoudiger en efficiënter door de inzet van software.
SmartManSys is een van de oplossingen. Maar er zijn er nog veel meer. In onze whitepaper over managementsystemen helpen we u op weg met het kiezen van een pakket dat op uw situatie aansluit. Deze whitepaper kunt u hier downloaden.
Meer weten?
Wilt u meer informatie over SmartManSys of software voor managementsystemen in het algemeen. Vraag een demo aan of neem contact met ons op!
Geschreven door Robin Beiler
