Bepaal zelf hoe uw managementsysteem tool eruit ziet en zet alleen die functies aan die uw organisatie toegevoegde waarde bieden. Dat kan met de modulaire opbouw van SmartManSys. Zo betaalt u nooit te veel en heeft u een systeem in de cloud dat helemaal afgestemd is op uw specifieke wensen. Maar hoe doe ik dat, zult u zich afvragen. Heel eenvoudig, door de volgende stappen te zetten:

Stap 1. Selecteer de normen die voor u van belang zijn, zoals bijvoorbeeld ISO of NEN. 
In SmartManSys hebben we de teksten van een groot aantal normen opgenomen, zodat u de teksten hiervan direct kunt inzien. Hiervoor hebben we goede afspraken gemaakt met de NEN, die vele normen uitgeeft. Ook hebben we al uitgedokterd op welke wijze uw organisatie kan voldoen aan de eisen die in deze normen zijn opgenomen. Door de koppeling aan te leggen tussen de opgenomen normeisen en de plek in het managementhandboek, waar de maatregelen worden beschreven. Om u alvast op weg te helpen hebben we bovendien het handboek voorzien van veel sjabloonteksten, die u alleen nog voor uw eigen organisatie op maat hoeft te maken. De basis configuratie biedt alle instrumenten die u nodig heeft om een goed managementsysteem in te richten en te onderhouden. Het bestaat uit een Managementhandboek, een Documenten module, een Normen module, een Afwijkingen module en een Taken module. De beschrijving van de functies in deze modules vindt u onder functionaliteiten. De licentieprijs per norm bedraagt €25,- per maand. 
 
Stap 2. Selecteer welke aanvullende modules u wil toevoegen aan uw managementsysteem. 
SmartManSys kent twee aanvullende modules, te weten de Interne Audit module en de Privacy module met daarin de DPIA en het Verwerkingsregister. Als u kiest voor de interne Audit module krijgt u beschikking over alle functionaliteit en vele voor gedefinieerde vragen om de verplichte interne audits uit te voeren. U stelt zelf maatwerk audits op waarbij SmartManSys u een gerichte vragenlijst aanbiedt welke is afgestemd op de norm die u wil auditen en de functies van de personen die u wil interviewen. Zo bevat de vragenlijst voor een directielid heel andere vragen dan bijvoorbeeld die voor een IT medewerker. De audit module helpt u bij het uitnodigen van de medewerkers, het genereren van de passende vragen, het analyseren, rapporteren en opvolgen van de bevindingen. Door de koppeling met de afwijkingen module maakt u van een bevinding met één druk op de knop een afwijking, waaraan u vervolgens een verbetermaatregel koppelt. 
 
De Privacy module helpt u te voldoen aan de eisen uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Het bevat onder meer de privacy checklist, de zogenoemde Data Protection Impact Assessment (DPIA) waarmee u heel gestructureerd aan de hand van een zorgvuldig opgestelde vragenlijst, alle risico’s op het gebied van privacy in kaart brengt. Net als bij de interne audit module, kunt u ook bij de DPIA module bevindingen direct overbrengen naar de afwijkingen module en er vervolgens een verbetermaatregel aan koppelen die u kunt toewijzen aan een medewerker. Het interactieve verwerkingsregister is ook opgenomen in de Privacy module en helpt u bij het registreren van de verplichte gegevens per verwerking. Afhankelijk van de rol van de verwerkingsverantwoordelijke, worden gegevens uitgevraagd over bijvoorbeeld het type gegevens, de betrokkenen en de maatregelen die u heeft getroffen. De prijs per extra module bedraagt slechts €25,- per maand.  
 
Stap 3. Kies het aantal gebruikers dat toegang heeft tot SmartManSys.
Uitgangspunt van ISO is dat alle medewerkers van een organisatie toegang moeten hebben tot het managementsysteem van een gecertificeerde organisatie. U kunt bij SmartManSys doorlopend zelf bepalen welke medewerkers u toegang geeft tot uw managementsysteem. Zo is het wel zo handig om tijdens de inrichtingsfase, de toegang te beperken tot de verantwoordelijke projectleden en zij die de processen moeten schrijven. Zodra de inrichting is afgerond kunnen dan ook de andere medewerkers worden opgenomen. Belangrijk is dat de autorisatie van medewerkers vanaf het begin goed wordt ingeregeld. Wie heeft toegang tot welke informatie en functionaliteit. Bijvoorbeeld wie mag vertrouwelijke documenten inzien, of wie mag een taak aanmaken. SmartManSys kent tal van mogelijkheden om er voor te zorgen dat u uw managementsysteem helemaal op maat kunt inrichten. Zodat u vanuit het principe “Need to Know” ervoor zorgt dat uw medewerkers dat te zien krijgen wat voor hun dagelijkse werk van belang is. Ten aanzien van de prijs voor het aantal gebruikers, kennen we een staffelopbouw, waarbij de prijs per medewerker sterk afneemt naarmate het aantal stijgt.    
 


Stap 4. Samen met u zorgen we voor de passende basis configuratie. 
Het inrichten van een managementsysteem is maatwerk, dus zorgen we ervoor dat het perfect aansluit op uw organisatieprocessen. Dit doen we door via een korte analyse uw primaire processen en de ondersteunende processen vast te stellen en deze te activeren in SmartManSys. We stellen vervolgens de relevante ‘best practice’ sjabloon documenten en tekstblokken beschikbaar en stellen samen met u de autorisatie matrix vast. Daarin bepaalt u welke rollen en functies de beschikking krijgen over de juiste rechten. Om ervoor te zorgen dat uw medewerkers de voordelen van SmartManSys gaan ervaren in hun dagelijkse werk, verzorgen we bovendien een training voor de Admin en een korte gebruikerstraining van een halve dag. Om u op gang te helpen bij de vervolgstap, het inrichten van het managementsysteem, zodat het perfect aansluit op uw eigen organisatie, bieden we u een stappenplan aan met alle uit te voeren werkzaamheden overzichtelijk op een rij. Voor een MKB organisatie bedragen de eenmalige configuratie kosten €2.000,-. Complexe en grotere organisaties vragen echter om maatwerk. Daarom bepalen we in dat geval graag samen met u de gewenste invulling van onze configuratie werkzaamheden en uw trainingsbehoefte. Als u graag ondersteuning wenst bij de inrichting kunt u in stap 5 kiezen op welke wijze u dit graag ingevuld ziet. 
 
Stap 5. Inrichting van uw managementsysteem geheel afgestemd op uw organisatie.
Nadat de structuur in SmartManSys is geconfigureerd, richt u met behulp van de sjabloonteksten en -documenten uw managementsysteem verder in. De consultants van BMGRIP ondersteunen u daar graag bij, op een manier die het beste bij u past. U kunt daarbij kiezen voor een van de pakketten:
  • “Helpen” We helpen u het zelf te doen.
  • “Samen” Samen met u richten we uw managementsysteem in.
  • “Ontzorgen” We nemen u werk uit handen.
U leest hier alles over de mogelijke ondersteuning tijdens de inrichting van uw managementsysteem.
 
Stap 6. Jaarlijks onderhoud van uw managementsysteem
Nadat u uw managementsysteem heeft ingericht en het certificaat heeft behaald is het werk niet klaar. Uw managementsysteem vraagt om continu onderhoud volgens het Plan-Do-Check-Act principe. Alle veranderingen binnen of buiten uw organisatie moeten verwerkt worden in uw managementsysteem. Ook vereist ISO/NEN dat u jaarlijks de verplichte onderdelen zoals een risicoanalyse, interne audit en directiebeoordeling uitvoert. Dat taken worden uitgezet en de voortgang wordt bewaakt en documenten jaarlijks worden gereviseerd. Dit werk nemen wij u graag uit handen, zodat uw medewerkers zich kunnen focussen op hun kerntaken en uw organisatie gegarandeerd haar certificaat blijft behouden. Lees meer over de vormen van onderhoud die aansluiten op uw wensen.  

Blog geschreven door Jan Bouw

Een stevig verhaal over Managementsystemen

en over software die u tijd en geld bespaart

Een compleet verhaal over de implementatie en onderhoud van managementsystemen en software u helpt om dat slim en efficiënt te doen. Beter, sneller en goedkoper.

Een 'must have' voor iedereen die een NEN, ISO of IASE certificaat heeft of nog wil halen.

Een stevig verheela over managementsysteem
Download gratis uw persoonlijke exemplaar

SmartManSys

Meer weten? Neem dan contact met ons op!