• Dashboard

    Dashboard

    Het dashboard is het eerste scherm dat elke gebruiker ziet na het inloggen. Via het dashboard krijgt elke gebruiker in één oogopslag inzichtelijk welke taken en afwijkingen er voor hem openstaan, inclusief de status daarvan. Vanuit dit overzicht kan de gebruiker dus al snel zien hoe hij zijn bijdrage kan leveren aan het managementsysteem. Naast de taken en afwijkingen, kan de organisatie ook nieuwsberichten plaatsen op het dashboard. Hier kan de organisatie bijvoorbeeld melden dat er een maatregel is gehanteerd en op welke manier dit van toepassing is voor de gebruiker. Ook wordt op het dashboard gemeld welke nieuwe ontwikkelingen en/of functionaliteiten er zijn binnen SmartManSys. Doordat SmartManSys continu in ontwikkeling is zullen hier de wijzigingen die ook op uw organisatie betrekking hebben worden gemeld, zodat hier direct mee gewerkt kan worden. Kortom, het dashboard kan gebruikt worden om in één oogopslag weer helemaal up-to-date te zijn omtrent je eigen taken, ontwikkelingen binnen de organisatie en ontwikkelingen in SmartManSys.


    Meer lezen
  • Managementhandboek

    Het handboek in SmartManSys beschrijft in vier overzichtelijke hoofdstukken, de processen van de organisatie. Niet de norm maar de primaire processen van de organisatie staan centraal. Door de slimme normkoppelingen aan de achterkant zorgt SmartManSys ervoor dat de normeisen meegenomen worden in de verschillende handboekparagrafen. Waardoor het behalen van het certificaat niet een op zichzelf staand doel wordt, maar een middel om een hoger doel (bijv. procesverbetering, verbeterde efficiency) te behalen.


    Meer lezen
    Managementhandboek
  • Documentenbeheer eenvoudig geregeld

    Documenten

    In het tabblad ‘documenten’ staan alle documenten (gedocumenteerde informatie) overzichtelijk bij elkaar. Waardoor het vinden van het juiste document makkelijk en snel gaat. Om ervoor te zorgen dat documenten niet inzichtelijk zijn voor onbevoegde gebruikers is het mogelijk om per document in te stellen wie het mag inzien. Sommige documenten, zoals het beleidsplan voor kwaliteit of informatiebeveiliging, moeten elk jaar geactualiseerd worden. Om er zeker van te zijn dat dit gebeurt en geen document wordt overgeslagen, kan per document worden aangegeven wanneer het document geactualiseerd moet worden. SmartManSys geeft dit vervolgens weer als taak die wordt gekoppeld aan de eigenaar van het document. Doordat SmartManSys alle documenten archiveert kunnen oude documenten makkelijk worden teruggeroepen, om zo eventuele fouten te herstellen.


    Meer lezen
  • Taken

    Met de takenmodule is in één muisklik inzichtelijk welke taken zijn aangemaakt, wat de status hiervan is, aan wie de taak is toegewezen en wat de aangegeven deadline is voor de specifieke taak. Door middel van de handige filtermogelijkheden kan elke medewerker zelf zien welke taken nog openstaan en wanneer zij dit op moeten leveren. Als een medewerker de taak heeft behandeld kan hij of zij dit aangeven en omschrijven hoe de taak is behandeld. Degene die de taak heeft uitgezet krijgt vervolgens de mogelijkheid om de afhandeling goed te keuren of af te keuren inclusief de gelegenheid om feedback te geven. Deze methodiek borgt het werken volgens de Plan-Do-Check-act cyclus zoals centraal staat in de verschillende normeringen. Vanuit de takenmodule kan een export worden gemaakt van alle openstaande, in behandeling zijnde of afgehandelde taken, zodat de volledige opvolging ook buiten SmartManSys aantoonbaar kan worden gemaakt.


    Meer lezen
    Takenregister
  • Afwijkingen en incidenten

    Afwijkingen

    Afwijkingen, zijn situaties die afwijken van het gewenste beleid of de norm. Ze komen in allerlei vormen en groottes voor in elke organisatie. Het onderwerp kan behoorlijk variëren. Van datalek tot de uitkomsten van een kwaliteitstevredenheidsonderzoek of een interne audit. Maar ook het krijgen van verbetervoorstellen van een medewerker. Vanuit de verschillende normeringen is echter één ding van belang voor elk type afwijking: het moet geregistreerd worden. De afwijkingenmodule is daar binnen SmartManSys de ideale plek voor. Naast het borgen van de registratie van de afwijking, kan hier ook een analyse van de afwijking worden gegeven: wat is de oorzaak, urgentie en ernst van de afwijking? Na deze analyse is het van belang om het probleem op te pakken. Dit kan door taken te koppelen aan de afwijking, zodat de afwijking uiteindelijk op afgehandeld kan worden gezet. Deze methodiek stimuleert het continu verbeteren binnen de organisatie en maakt het voor toezichthouders (bijv. auditors) inzichtelijk hoe is omgegaan met de afwijkingen.


    Meer lezen
  • Normen

    In de normenmodule staan de normen waaraan het managementsysteem moet voldoen. Bijvoorbeeld de kwaliteitsnorm ISO-9001 of de normen voor informatiebeveiliging ISO-27001 en NEN-7510. Maar ook zijn verschillende wetten en verordeningen beschikbaar, zoals bijvoorbeeld de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). In de normenmodule is elke gekozen norm inzichtelijk. Dit gaat echter verder dan het alleen tonen van de inhoud van de norm. Elke normeis (control) is namelijk gekoppeld aan specifieke paragrafen in het handboek waar de maatregelen beschreven staan om aan de normeis te voldoen. Op deze manier ontstaat een referentietabel waardoor het voor externen (bijv. auditors) direct inzichtelijk is hoe de organisatie een specifiek normonderdeel heeft vormgegeven in het managementsysteem. De normenmodule is tenslotte voorzien van een compliance monitor. Hiermee is in één oogopslag helder of de organisatie compliant is aan de norm. Zodra alle noodzakelijke onderliggende normonderdelen op een juiste manier zijn beschreven wordt dit zichtbaar.


    Meer lezen
    ISO, NEN, ISAE, eisen, normen, referentietabel
  • audit, interne audit

    Audit

    De auditmodule faciliteert het interne auditproces voor elke geselecteerde norm van begin tot eind. De start ligt bij het aanmaken van het auditprogramma. Per audit kan worden gekozen voor de te toetsen onderwerpen. Bijvoorbeeld specifieke processen of normonderdelen. Per audit kan vervolgens een auditagenda worden opgezet op basis waarvan medewerkers worden uitgenodigd deel te nemen aan de audit. De volgende stap is het afnemen van de interviews. De auditmodule bevat een groot aantal relevante vragen. Doordat deze gekoppeld zijn aan functionarissen en paragrafen worden alleen die vragen getoond welke relevant zijn voor de betreffende functionaris. Zo krijgt de HRM’er vragen over HRM en de IT’er vragen over IT, waardoor het gehele proces efficiënt verloopt. Naar aanleiding van de bevindingen van de interne auditor kunnen direct afwijkingen worden gesignaleerd en geregistreerd om spoedig de bevindingen op te lossen.


    Meer lezen
  • DPIA

    De DPIA module geeft organisaties de mogelijkheid om een ‘Data Protection Impact Assessment’ uit te voeren. De DPIA is een uitvloeisel van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en wordt gebruikt om de risico’s van het verwerken van persoonsgegevens in kaart te brengen en te bepalen of de organisatie hier de juiste technische en organisatorische maatregelen voor heeft ingesteld. De DPIA module voorziet zowel in een bedrijfsbrede DPIA (voor huidige verwerkingen en ingestelde maatregelen) als een project DPIA (voor nieuwe verwerkingen) zodat er op een praktische manier inhoud wordt gegeven aan het continu inzichtelijk hebben van de risico’s voor de betrokkenen. De DPIA-vragenlijsten zijn met zorg samengesteld middels de PIA handreiking van NOREA en de richtsnoeren voor de gegevensbeschermingseffectbeoordelingen van de Autoriteit Persoonsgegevens. Indien bij de DPIA afwijkingen worden gevonden kan dit direct geregistreerd worden en zal dit centraal, middels de afwijkingenmodule inzichtelijk zijn.


    Meer lezen
    DPIA

Alle functionaliteiten

  • Actueel Managementhandboek

    Uw online managementhandboek is actueel, altijd en overal veilig voor al uw medewerkers toegankelijk.

  • Uw primaire processen centraal

    Niet de normen maar uw primaire processen staan centraal in het management handboek, zodat het toegankelijk en herkenbaar is voor uw medewerkers.

  • Referentietabel

    Alle koppelingen tussen de handboek paragrafen en de relevante eisen uit de normen worden automatisch aangebracht. Zodat u en de externe auditor direct kunnen zien welke maatregelen u heeft getroffen om te voldoen aan de normen.

  • Branchegerichte tekstblokken

    Uw handboek bouwt u nog sneller op door gebruik te maken van de beschikbare tekstblokken die zijn afgestemd op uw branche.

  • Gedocumenteerde informatie

    Alle documenten zijn gekoppeld aan de relevante handboek paragrafen. Per document is de mate van vertrouwelijkheid vastgelegd, zodat iedereen alleen toegang heeft tot informatie die noodzakelijk is voor het goed uitvoeren van de functie.

  • Versie beheer

    Zowel van de tekstblokken van het handboek als de gedocumenteerde informatie worden gedurende drie jaar de versies bewaard. Zodat u altijd eenvoudig de actuele versies kunt vergelijken met voorgaande versies.

  • Normen

    Alle normen welke voor u van toepassing zijn overzichtelijk vermeld en gekoppeld aan de juiste paragrafen van uw handboek

  • Afwijkingen register

    Direct inzicht in alle afwijkingen en incidenten welke overzichtelijk zijn gerangschikt naar herkomst, aandachtsgebied, status en indiener.

  • Afwijkingen aanmaken

    Medewerkers met schrijfrechten kunnen online een afwijking aanmaken en indienen bij de kwaliteitsmanager of security officer.

  • Afwijkingen analyse

    Analyse van de ingediende afwijkingen vindt plaats door de bevoegde medewerkers, me behulp van het classificatiesysteem van SmartManSys.

  • Afwijkingen monitoren

    De beoordeling van verbeter-maatregelen en het monitoren van de voortgang hiervan vindt plaats door de kwaliteitsmanager met behulp van de afwijkingen monitoring module.

  • Taken aanmaken

    Verbetermaatregelen kunnen gekoppeld zijn aan afwijkingen of zelfstandig worden aangemaakt. Taken worden voorzien van start en einddatum en via een eenvoudig workflowsysteem toegewezen aan een medewerker.

  • Taken monitoren

    De beoordeling van verbetermaatregelen en het monitoren van de voortgang hiervan vindt plaats door de kwaliteitsmanager met behulp van de takenregister.

  • Taakplannen

    De jaarlijkse verplichte maatregelen, zoals het uitvoeren van de interne audit, risicoanalyse, directiebeoordelingen, etc. worden via het takenplan automatisch ingepland en bewaakt.

  • Audit vragenlijst

    U geeft aan welke normen en handboek hoofdstukken u wilt evalueren en SmartManSys genereert automatisch de passende vragenlijst.

  • Audit verslagen

    Op de werkplek kan uw interne auditor de interviews direct op bijvoorbeeld een tablet, vastleggen in SmartManSys. Medewerkers hebben toegang tot de interview verslagen van de gesprekken die men hen zijn gevoerd.

  • Audit bevindingen

    Clusteren van bevindingen en voorzien van de passende categorie biedt direct inzicht in de risico’s. Bevindingen welke niet compliant zijn, worden automatisch opgenomen in het afwijkingen-register.

  • Audit rapportage

    Alle bevindingen voorzien van de juiste risicocategorie worden overzichtelijk gepresenteerd in een auditrapport. Op basis hiervan kan het management de benodigde verbetermaatregelen vaststellen.

SmartManSys

Probeer het slimste management systeem SmartManSys nu twee weken gratis.

#