Maak het uzelf makkelijk
Wanneer u dit op een gestructureerde manier wilt doen, die voldoet aan eisen uit ISO en NEN normen zoals ISO 9001, ISO 27001 en NEN7510, kan dit veel werk met zich mee brengen. Rond de documentatie, analyse, taakverdeling, en opvolging. Slimme software kan dit proces ondersteunen en u veel werk uit handen nemen. We leggen uit hoe.
Afwijkingen en taken
Verschillende softwarepakketten hebben functionaliteit om u te helpen afwijkingen slim en doeltreffend te registreren en toe te wijzen aan de juiste persoon. Vergelijkbaar met het toewijzen van taken in uw office-pakket.
Waarom pakken we deze twee samen op? Omdat elke afwijking meestal taken met zich meebrengt. En deze twee daarmee naadloos op elkaar aansluiten in het documenteren, analyseren en oplossen van afwijkingen in uw organisatie.
Door het gebruik van deze modules creëert u een allesomvattend overzicht van:
- geconstateerde afwijkingen;
- wat de oorzaak is;
- welke stappen genomen worden voor verbetering;
- wie verantwoordelijk is voor deze acties;
- en in welk tijdsbestek de afwijking is opgelost.
Een ICT incident is een voorbeeld van een afwijking
Laten we eerst stilstaan bij onze definitie van afwijkingen.
Afwijkingen, zijn situaties die afwijken van het gewenste beleid of de norm.
Ze komen in allerlei vormen en groottes voor in elke organisatie. Het onderwerp kan behoorlijk variëren. Van datalek tot de uitkomsten van een klanttevredenheidsonderzoek, een VIM-melding of een interne audit. Maar denk bijvoorbeeld ook aan het krijgen van verbetervoorstellen van een medewerker of klant.
Vanuit de verschillende normeringen is echter één ding van belang voor elk type afwijking: het moet geregistreerd worden. Dit is omdat met een registratie kunt aantonen dat de Plan-Do-Check-Act Cycle (of Deming cirkel, zoals dat mooi heet) in uw organisatie ook echt werkt.
Slimmer en efficiënter
En daar kunt u het werk een stuk gemakkelijker en efficiënter maken door een softwaretool in te zetten.
Naast het borgen van de registratie van de afwijking, zou het natuurlijk mooi zijn als u de analyse van een afwijking hier ook in kan registreren. U heeft dan een compleet overzicht van de oorzaak, urgentie en ernst van de afwijking.
Na deze analyse is het natuurlijk van belang om het probleem op te pakken. Dit kan door taken te koppelen aan de afwijking, zodat de afwijking uiteindelijk op afgehandeld kan worden gezet.
Taken
Een afwijking moet u dus opvolgen. Dat doet u bijvoorbeeld door er één of meer taken aan te koppelen. Met de takenmodule is in één muisklik inzichtelijk welke taken zijn aangemaakt, wat de status hiervan is, aan wie de taak is toegewezen en wat de aangegeven deadline is voor de specifieke taak.
Het managen van taken en het toezicht houden op het uitvoeren ervan, kan soms voor uitdagingen zorgen. Het is onhandig om bijvoorbeeld e-mail of mondelinge toelichting te hanteren als een medewerker de taak heeft behandeld. U raakt al snel het overzicht kwijt.
Het gebruik van een takenmodule met een methodiek die het werken volgens de Plan-Do-Check-act cyclus borgt, is dan de uitkomst. En dit staat centraal in de verschillende normeringen. Maar daarnaast is het erg handig voor de KAM of security officer.
Met een softwarepakket bespaart hij of zij al gauw een paar uur per maand en vele uren per jaar. Nog los van de tijd van de medewerkers die met de taak aan de slag gaan en verslag moeten doen over het resultaat.
Afwijkingen zijn fijn!
Afwijking vervelend… ja soms wel. Bijvoorbeeld als het gaat om een klacht van een klant of een security incident. Maar afwijkingen maken uw organisatie ook beter. Het helpt om de fouten naar boven te halen en te streven naar continu verbeteren.
Dus over de lange termijn lopen uw processen beter en is er minder tijd en geld nodig voor herstel. Met meer kwaliteit en controle als gevolg. Daar is het om te doen.
Deze methodiek stimuleert het continu verbeteren binnen de organisatie en maakt het voor auditors en interne stakeholders inzichtelijk hoe is omgegaan met de afwijkingen.
Afwijkingen en taken managen in SmartManSys.
Wilt u – letterlijk – wat meer beeld krijgen bij een online takenregister? Bekijk dan een deze pagina. Het is de takenmodule van SmartManSys.
SmartManSys bevat naast deze module ook vele andere die modules die u helpen bij het opzetten en onderhouden van uw managementsysteem.
Bent u geïnteresseerd in de nadere modules van SmartManSys? Kijk dan op de site voor meer blogs over ons Management Systeem of vraag een demo aan.
Geschreven door Stephan Bos
